TEORI TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Proses pembuatan produk dengan derajat ketelitian yang tinggi terhadap standar akan dapat mengurangi tingkat kerusakan produk dan akan berdampak pada penurunan biaya. Perhatian kualitas dalam menghasilkan suatu produk akan mengurangi ongkos produksi tiap unit dan harga produk menjadi lebih kompetitif. Kepuasan konsumen akan lebih meningkat jika produk yang dihasilkan berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif. Hal ini juga akan meningkatkan penjualan produk tersebut yang berarti pula peningkatan pangsa pasar.

Kekalahan Jepang pada perang dunia II, membangkitkan budaya Jepang dalam membangun sistem kualitas modern. Hadir-nya pakar kualitas W. Edward Deming di Jepang pada tahun 1950 membuat para ilmuwan dan insinyur Jepang lebih bersemangat dalam membangun dan memperbaiki sistem kualitas. Keberhasil-an yang cukup pesat perusahaan Jepang di bidang kualitas men­jadi perhatian perusahaan-perusahaan di negara maju lainnya. Perusahaan kelas dunia kemudian mempelajari apa yang pemah diraih oleh perusahaan Jepang dalam mengembangkan konsep kualitas. Hasil studi perusahaan-perusahaan industri kelas dunia ini menunjukkan bahwa keberhasilan perusahaan Jepang ini salah satunya menerapkan apa yang dikenal dengan Total Quality Management (TQM).

Definisi Total Quality Management

Pengertian mutu atau kualitas akan berlainan bagi setiap orang dan tergantung pada konteksnya. Mutu atau kualitas suatu barang pada umumnya diukur dengan tingkat kepuasan kon-suinen atau pelanggan. Seberapa besar kepuasan yang diperoleh pelanggan tergantung dari tingkat kecocokan penggunaan masmg-masing pelanggan. Seorang pengusaha membeli produk yang digunakan sebagai bahan baku akan mengatakan barang tersebut mempunyai kualitas baik jika barang tersebut dirasa cocok penggunaannya dan mempunyai kemampuan memproses aku menjadi barang jadi dengan biaya rendah dan sisa yang minimal, Seorang membeli barang jadi dengan harapan barang-barang cacat bawaan dari pabrik sehingga tidak rugi mengeluarkan uang untuk membeli barang tersebut. Dengan demikian, pengertian kualitas mencakup kegiatan yang berkaitan dengan tercapainya kepuasan pemakai barang tersebut.

Konsep kualitas itu sendiri sering dianggap sebagai ukuran relatif kebaikan suatu produk atau jasa yang terdiri atas kualitas desain atau rancangan dan kualitas kesesuaian atau kecocokan. Kualitas rancangan merupakan fungsi spesifikasi produk, sedang-kan kualitas kecocokan adalah seberapa baik produk itu sesuai dengan spesifikasi dan kelonggaran yang disyaratkan oleh ran­cangan itu.

Dari pengertian kualitas di atas sebenamya terdapat be-berapa elemen sebagai berikut.

1. Kualitas adalah usaha untuk memberi kepuasan bagi pe­langgan.

2. Kualitas meliputi produk, jasa, proses dan lingkungannya.

3. Kualitas yang selalu berubah kondisinya (kondisi dinamis), saat ini dianggap kualitas hari yang akan datang kemungkinan dianggap tidak kualitas.

Perpaduan semua fungsi dari perusahaan yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas dan pe­ngertian serta kepuasan pelanggan inilah yang dinamakan Total Quality Management (TQM). TQM merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Pengertian TQM lain menyebutkan bahwa TQM me-rupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui per-baikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.

Sejarah Perkembangan Total Quality Management

Banyak yang beranggapan bahwa TQM berasal dari Jepang, mengingat konsep TQM banyak dipengaruhi perkembangan-per-kembangan di Jepang. Sebenamya gerakan total quality dimulai pada masa studi gerak dan waktu yang diperkenalkan oleh F. Tailor sekitar tahun 1920. Kemudian pada tahun 1931 Walter A. Shewhart dari Bell Laboratories memperkenalkan metode statistik yang dikenal dengan Statistical Quality Control. Tokoh yang di­kenal luas dalam TQM adalah Edward Deming. Beliau meng-ajarkan teknik-teknik pengendalian kualitas di U. S. War Depart­ment, serta mengajarkan mata kuliah mengenai kualitas kepada ilmuan, insinyur, dan eksekutif perusahaan Jepang. Berawal dari sinilah TQM berkembang pesat di negara Sakura ini.

Pada awalnya orang Jepang memperhatikan tentang peri-laku pelanggan. Pelanggan suka sekali memilih dan mengeluh terhadap hal-hal yang sepele, mereka berharap sesuatunya sem-puma. Sebagai contoh, seorang pelanggan membeli kendaraan bermotor. Kebetulan asesori kendaraan motor kurang tepat pe-masanganhya yang sebenamya ia dapat memasangnya sendiri, dan hal tersebut tidak periu diributkan. Hanya sayangnya mereka tidak terbiasa dengan hal itu, dan mereka akan senang jika ke-jadian semacam itu dapat dicegah. Berawal dari situlah orang Jepang dalam memproduksi barang sangat memperhatikan pe­langgan. Produk barang/jasa yang dihasilkan sesuai dengan ke-ingman pelanggan sama persis seperti yang dilaporkan penjual.

Sekarang telah menjadi kenyataan, bahwa produk dari Jepang yang dulunya dikenal sebagai produk rongsokan dan imi-tasi murahan dari produk Barat, kini justru sebaliknya menjadi produk-produk yang berkualitas tinggi dan berkembang pesat di dimia. Pemsahaan-perusahaan Jepang menyadari bahwa pada masa mendatang adalah kualitas. Ber-dilakukan antara lain dengan menciptakan infra-kualitas, yaitu aspek manusia, proses, dan Upaya perbaikan dilakukan dengan mengirimkan tim ke luar untuk mempelajari pendekatan-pendekatan dilakukan perusahaan asing dan mengundang dosen-dosen datang ke Jepang untuk memberikan kursus pelatihan kepada para manajer. Hasil dari semua upaya tadi adalah banyak ditemukannya strategi-strategi baru untuk menciptakan revolusi.

Sejak pertengahan tahun 70-an, barang-barang manufaktur Jepang, seperti mobil dan produk-produk elektronika mulai mendominasi perdagangan dunia karena kualitas yang dihasilkan sudah melampaui kualitas yang dihasilkan pesaingnya dari Amerika dan Eropa. Begitu pula dalam beberapa industri kunci, misal mesin industri, baja, otomotif, industri Barat mulai tergeser. Aspek perhatian atau penekanan Amerika sejak Perang Dunia II, yakni pada aspek kuantitas dan kurang memperhatikan kualitas menjadi penyebab kegagalan bersaing dengan perusaha­an Jepang.

Sejarah pengembangan dari konsep di atas dan tokoh-tokoh TQM dapat disebutkan di bawah ini.

1. Pada tahun 1946 - 1950 adalah periode perintisan atau periode penelitian dan penelaahan (Research and Study). Pada periode ini, yaitu pada bulan Juli 1950, Dr. W. E. Deming menyampaikan seminar delapan hari mengenai kualitas pada para ilmu-wan, insinyur dan para eksekutif perusahaan Jepang.

2. Tahun 1951 - 1954 adalah periode pengendalian mutu statistik (Statistical Quality Control). Pada bulan Juli 1954 diadakan se­minar tentang manajemen pengendalian mutu (Quality Con­trol Mangement Seminar) dengan pembicara Dr. J. M. Juran.

3. Tahun 1955 -1960 adalah periode pengendalian mutu secara sistematik. Kelompok belajar pengendalian mutu (Quality Control Study Group) memperkenalkan pengendalian mutu menyeluruh dalam perusahaan (Company Wide Quality Control atau CWQC).

4. Tahun 1961 sampai sekarang dikatakan sebagai periode pe-mantapan dan pengembangan (New Quality Creation). Pada tahun 1962, Prof. DR. Kaoru Ishikawa memperkenalkan Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle).

8.1.3 Landasan dan Akar TQM

Landasan dari Total Quality Management adalah statistical process control yang diperkenalkan oleh Edwards Deming dan Joseph Juran untuk membantu memulihkan industri Jepang yang hancur akibat Perang Dunia II. Model yang dikembangkan per-tama kali adalah manajemen manufaktur, yang selanjutnya meng-alami evolusi dan mengalami diversifikasi untuk aplikasi di bidang manufaktur, industri jasa, kesehatan, dan juga bidang pendidikan. Perkembangan TQM juga tidak terlepas dari kontri-busi bidang manajemen dan efektivitas organisasi dalam mem-bangun TQM. Kontribusi bidang tersebut merupakan satu di-mensi tersendiri yang dapat disebut akar TQM. Akar TQM antara lain sebagai berikut.

1. Scientific Management (Manajemen Ilmiah). Manajemen U-miah digunakan untuk mencari cara terbaik untuk melakukan pekerjaan melalui time and motion study dan proses produksi secara ban berjalan. TQM memperluas konsep ke dalam lingkup seluruh sistem.

2. Group Dynamics. Kelompok-kelompok kerja dimaksudkan untuk mengembangkan teknik pemecahan persoalan.

3. Pelatihan. TQM menempatkan program pelatihan pada prioritas utama di tiap tingkat organisasi. Pimpinan puncak belajar merumuskan visi, mendelegasikan wewenang, dan melatih bawahan. Bawahan harus belajar memecahkan persoalan yang timbul dalam pekerjaannya.

4. Achievement Motivation (Motivasi Berprestasi). Karakteristik manusia adalah selalu mempunyai motivasi, potensi, dan ka-pasitas untuk bertanggung jawab terhadap organisasi. Yang menjadi persoalan adalah bagaimana peran manajemen untuk merealisasikan karakteristik tersebut. Dalam TQM manajer harus percaya pada bawahannya guna melakukan pekerjaan menuju kualitas.

5. Pelibatan karyawan. TQM memberi peluang kepada para kar-yawan untuk ikut terlibat dalam proses pemecahan masalah.

6. Sociotechnical Systems (Sistem Sosioteknikal). Organisasi di-pandang sebagai sistem yang terbuka, organisasi mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengolahnya dan menyam-paikan hasilnya kepada lingkungannya. TQM memperhatikan dimensi sistem organisasi secara eksplisit. TQM memusatkan perhatian pada interface antara unsur-unsur yang saling mempengaruhi

7. Pengembangan Organisasi (Organization Development). Hal ini merupakan turunan dari group dynamics yang bertujuan melatih seluruh organisasi (tidak hanya satu kelompok) agar lebih produktif. Organisasi akan lebih efektif belajar dari peng-alaman dan melakukan perubahan apabila anggotanya dilibat-kan dalam proses pengumpulan data dan proses pengambilan keputusan. TQM menambahkan dua unsur, yaitu titik berat pada kualitas dan menuntut hasil yang dapat diukur.

8. Budaya Perusahaan. Adalah pola nilai-nilai, keyakinan dan harapan yang tertanam dan berkembang pada diri anggota organisasi mengenai pekerjaannya. TQM mengembangkan konsep tersebut di mana budaya perusahaan terdiri dari dua komponen dasar, yaitu keyakinan dan nilai-nilai (values)

9. Teori Kepemimpinan Baru. Menurut teori baru, pemimpin dituntut untuk memetakan pandangannya ke depan (vision), manajer dituntut untuk merealisasikan visi tersebut. Memim-pin berarti menciptakan dinamika organisasi yang kondusif agar para anggota mau dan komitmen terhadap tujuan or­ganisasi. Melakukan manajemen berarti menata, mengarahkan serta mengendalikan para anggota secara sistematis agar tujuan organisasi tercapai. TQM mendasarkan pada teori kepemimpinan tersebut di mana pimpinan harus mempunyai strategic vision yang baik.

10. Perencanaan Strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses di mana pimpinan puncak organisasi menggambarkan masa depan organisasi tersebut dan mengembangkan prosedur yang diperlukan beserta pengoperasiannya. TQM ber-pendapat bahwa data yang penting untuk perencanaan harus berasal dari yang dekat dengan konsumen dan data ini sebagai pertimbangan perencanaan yang berorientasi pada pelanggan.

Manfaat TQM

Salah satu cara terbaik dalam persaingan global adalah de­ngan menghasilkan suatu produk barang/jasa dengan kualitas terbaik. Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan upaya perbaikan secara terus-menerus terhadap kemampuan manusia, proses, lingkungan. Penerapan TQM adalah hal yang sangat tepat agar dapat memperbaiki kemampuan unsur-unsur tersebut secara berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa manfaat utama, sebagai berikut.

Dengan perbaikan kualitas berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan. Dengan posisi yang lebih baik akan meningkatkan pangsa pasar dan men-jamin harga yang lebih tinggi. Hal ini akan memberikan peng-hasilan lebih tinggi dan secara otomatis laba yang diperoleh semakin meningkat. Upaya perbaikan kualitas akan menghasilkan peningkatan ke-luaran (output) yang bebas dari kerusakan atau mengurangi produk yang cacat. Berkurangnya produk yang cacat berarti berkurang pula biaya operasi yang dikeluarkan perusahaan sehingga akan diperoleh laba yang semakin besar.

Semoga bermanfaat