Manajemen Sumber Daya Sistem Pendidikan

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup pegawai, pegawai, buruh, manajer, dan pegawai lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen SDM merupakan bentuk pengakuan pentingnya anggota organisasi (personil) sebagai sumber daya yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, pelaksanaan fungsi, dan kegiatan organisasi untuk menjamin bahwa mereka dipergunakan secara efektif dan adil demi kepentingan organisasi, individu, dan masyarakat.

Sistem Manajemen SDM yang efektif memiliki empat bidang fungsional, yaitu 1) perencanaan SDM (human resource planning), rekrutmen (recruitment) dan seleksi (selection), 2) pengembangan SDM (human resource development), gaji/upah dan kesejahteraan (compensation and benefits), 3) keselamatan dan kesehatan kerja (safety and health), dan 4) bentuk hubungan pekerja (employee and labor relations).

Skema proses Manajemen SDM seperti pada Gambar 1.

Gambar 1 Skema Proses Manajemen Sumber Daya Manusia

Berdasarkan Gambar 1 proses Manajemen SDM meliputi 1) analisis jabatan, 2) seleksi pegawai, 3) orientasi dan penempatan, 4) pelatihan, 5) mutasi, 6) promosi, dan 7) kompensasi. Tujuan Manajemen SDM adalah memperbaiki kontribusi produktif pegawai terhadap organisasi dengan cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis, dan sosial. Tujuan Manajemen SDM mencerminkan strategi manajer dan menyeimbangkan tantangan organisasi, fungsi SDM, dan orang-orang yang terpengaruh.

Motivasi kerja sebagai predisposisi untuk berperilaku tertentu dengan tujuan memenuhi kebutuhan yang spesifik dan belum tercapai. Terdapat hubungan antara kemampuan, motivasi, dan kejelasan peran dengan kinerja pegawai. Salah satu teori motivasi yang populer adalah teori motivasi Maslow. Menurut Maslow bahwa di dalam diri manusia bersemayam lima jenjang kebutuhan yaitu psikologis, keamanan, sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri. Jenjang kelima kebutuhan tersebut seperti pada Gambar 2.

Kebutuhan Tingkat Tinggi	Aktualisasi Diri
	Pertumbuhan, pencapaian potensi, dan pemenuhan kebutuhan diri
	Penghargaan
	Harga diri, otonomi dan prestasi, pengakuan, perhatian, dan status
Kebutuhan Tingkat Rendah	Sosial
	Kasih sayang, rasa memiliki, diterima dengan baik, dan persahabatan
	Keamanan
	Keselamatan dan perlindungan (fisik dan mental)
	Psikologis
	Rasa lapar, pakaian, dan tempat tinggal

Gambar 2 Hierarki Kebutuhan Maslow

Lima kebutuhan membentuk tingkatan-tingkatan, dari yang paling penting hingga yang tidak penting dan dari yang mudah hingga yang sulit untuk dicapai atau didapat. Motivasi manusia dipengaruhi oleh kebutuhan mendasar yang perlu dipenuhi. Kebutuhan harus dipenuhi yang paling penting dahulu kemudian meningkat ke yang tidak terlalu penting. Untuk dapat merasakan nikmat suatu tingkat kebutuhan perlu dipuaskan dahulu kebutuhan yang berada pada tingkat di bawahnya. Begitu masing-masing kebutuhan ini terpenuhi secara substansial, maka kebutuhan berikutnya akan menjadi dominan.

Strategi dasar yang efektif dalam memotivasi kerja pegawai adalah 1) memberikan tugas kepada seorang mentor (assigment of mentor), 2) penugasan secara bergantian (rotational assigment), 3) pelatihan silang (cross training), 4) proyek yang luas (strech projects), 5) pendekatan tim (team approach), 6) penugasan khusus (special assigment), 7) peluang untuk berkreasi (an opportunity to create), 8) tanggung jawab menyenangkan (plum responsibiliy), 9) kesempatan studi lanjut (learning opportunity), dan 10) strategi makan siang (the lunch strategy).

Sistem penggajian dirancang untuk memenuhi penghargaan kepada pegawai atas kontribusinya kepada organisasi, menarik pelamar yang tepat untuk suatu pekerjaan, memberikan penghargaan dan memelihara pegawai yang baik, dan memotivasi pegawai untuk melakukan pekerjaan yang terbaik. Faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun struktur penggajian adalah ekuitas internal dan ekuitas eksternal. Pertimbangan ekuitas ini berkaitan dengan teori equity (ekuitas/keadilan) Adams yang menyatakan bahwa ekuitas dicapai apabila rasio antara hasil (outcomes) dan masukan (input) yang dipersepsikan oleh seseorang sama dengan rasio hasil dan masukan orang lain.

Dengan demikian, ekuitas internal adalah tingkat ekuitas/keadilan antara rasio hasil dan masukan seseorang pada posisi tertentu dibandingkan rasio hasil dan masukan orang pada posisi lain dalam suatu organisasi. Sementara itu, ekuitas eksternal adalah tingkat ekuitas/keadilan antara rasio hasil dan masukan seseorang pada posisi tertentu dalam suatu organisasi dibandingkan dengan rasio hasil dan masukan orang lain pada posisi sama/setara di organisasi lain.

Etika adalah suatu disiplin yang mengkaji baik atau buruk, benar dan salah, dan moral dalam melaksanakan hak dan kewajiban. Berkaitan dengan profesionalisme manajemen SDM, terdapat kebutuhan untuk pengembangan kode etik. Pegawai bekerja dengan pegawai lain harus memiliki etika dalam bekerja dan berinteraksi setiap harinya.

MANAJEMEN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN

Pendidikan tidak terlepas dari kebutuhan dana untuk mendukung terselenggaranya program pendidikan secara efektif dan efisien. Penyelenggaraan pendidikan di sekolah dalam segala aktivitasnya memerlukan sarana dan prasarana untuk proses pembelajaran, layanan, pelaksanaan program supervisi, penggajian, dan kesejahteraan para guru dan staf lainnya, kesemuanya itu memerlukan anggaran dan keuangan.

Manajemen pembiayaan ialah proses melakukan kegiatan mengatur keuangan dengan menggerakkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Kegiatan pengelolaan keuangan dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan pengawasan. Perencanaan pembiayaan merupakan bidang khusus yang sebelumnya mengkaji struktur anggaran, kuantitas/jumlah, dan kualitas/mutu anggaran organisasi. Sekolah dalam membuat proposal anggaran perlu memperhatikan faktor komunikasi, melalui diskusi/perundingan, revisi rencana anggaran, dan dokumentasi perencanaan anggaran yang kesemuanya untuk pertanggungjawaban dalam perencanaan penganggaran.

Realisasi penerimaan dan pengeluaran dana pendidikan dibukukan dan dilaporkan sesuai standar akuntansi yang berlaku. Pengawasan penerimaan dan penggunaan dana satuan pendidikan yang diselenggarakan oleh masyarakat dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan anggaran dasar serta anggaran rumah tangga penyelenggara atau satuan pendidikan yang bersangkutan.

Ketersediaan sejumlah dana yang dimiliki sekolah merupakan salah satu faktor pendukung terselenggaranya program pendidikan. Ketersediaan dana yang dimiliki sekolah berkaitan dengan sumber dana sekolah mencakup pemerintah, orangtua peserta didik, bantuan pihak asing yang tidak mengikat, dan masyarakat. Pemerintah pusat membantu keuangan sekolah melalui beberapa cara, yaitu 1) hibah dan dana bantuan biaya operasional kepada sekolah, 2) membayar gaji guru, 3) membantu sekolah untuk mengadakan proyek penggalangan dana dengan menyediakan bantuan teknis termasuk bahan dan perlengkapan, dan 4) mendanai pembangunan dan rehabilitasi bangunan sekolah. Pemerintah juga melakukan kontribusi tidak langsung kepada sekolah, seperti melalui pelatihan kepala sekolah dan guru, menyiapkan silabus dan bahan, dan melakukan pengawasan.

Secara khusus proposal anggaran pembiayaan pendidikan (sekolah) mencakup:

1. Deskripsi fungsi program dan kegiatan yang akan dilaksanakan sekolah,

2. Objektivitas fungsi program dan kegiatan sekolah,

3. Jumlah data mengenai pelayanan usaha (input) dan pencapaian (output) berkaitan dengan fungsi program dan kegiatan sekolah,

4. Menyajikan kegunaan anggaran dalam peningkatan (maksimum) dan penurunan (minimum) pada semua tingkat/bagian sekolah,

5. Penggunaan metode alternatif dalam pelayanan analisis sistem dan analisis biaya-kegunaan (cost-benefit) anggaran sekolah,

6. Data pengeluaran dan pemasukan dari tiap unit/bagian, tiap kegiatan dan fungsi program, tiap obyek pengeluaran, dan tiap unit usaha dan pencapaian organisasi, yang mencakup tingkat pemberian (present levels), tingkat pengeluaran (reduced levels), dan tingkat perluasan (expanded levels).

Proses pembuatan anggaran secara umum seperti pada Gambar 3.

Budget Preparation (menyiapkan anggaran)	Menyiapkan formulir perkiraan oleh direktur anggaran (preparation of estimate forms by budget director)
	Menyiapkan perkiraan oleh tiap bagian dan direktur anggaran (preparation of estimate by departments and budget director)
	Konsolidasi oleh direktur anggaran (consolidation of estimates by budget director)
	Memperhatikan aspirasi bagian (departmental hearings)
	Persetujuan anggaran oleh eksekutif. Menyiapkan anggaran dan menyampaikan anggaran oleh pimpinan eksekutif (executive approval of budget, preparation of budget and budget message by chief executive)
	Menyerahkan anggaran kepada lembaga legislatif (submission of budget to legislative body)
Legislative Enactment (pembuatan lembaga legislatif)	Konsiderasi komite anggaran (budget committee consideration)
	Memperhatikan aspirasi publik (public hearings)
	Konsiderasi rekomendasi komite oleh lembaga legislatif (consideration of committee recommendations by legislative body)
	Mengadopsi/memakai anggaran perkiraan pengeluaran, pendapatan, dan hibah (adoption of budget by passage of appropriations and estimated revenues)
	Mencatat setiap perkiraan pengeluaran dan pendapatan (recording off appropriations and estimated revenues)
Budget Administration (administrasi anggaran)	Menyiapkan dan mencatat penerimaan dan alokasi (preparation and recording of allotments or allocations)
	Administrasi penerimaan/pendapatan (revenues administration)
	Personalia (orang) administrasi (personnel administration)
	Pembelanjaan dan pelayanan yang efektif/baik (purchasing of goods and services)
	Sebelum pemeriksaan keuangan (preaudit)
	Pelaporan (accounting)
Reporting (pelaporan)	Laporan intern (interim reporting)
	Finansial akhir tahun dan laporan statistik oleh bagian eksekutif (year end financial and statistical reports by the executive branch)
Postaudit (setelah pemeriksaan anggaran)	Pemeriksaan data keuangan oleh auditor independen terhadap bagian eksekutif (audit of financial data by an auditor independent of the executive branch)
	Meninjau operasi/penggunaan anggaran tiap bagian secara terus menerus oleh direktur anggaran (continuous review of departmental operations by budget director)

Gambar 3 Siklus Pembuatan Anggaran Pendidikan

The National Advisory Council on State and Local Budgeting (NACSLB) mengemukakan prinsip dalam penganggaran, yaitu:

1. Menentukan tujuan umum dalam hal membuat kebijakan anggaran pendidikan negara, mencakup:

a) Mengakses kebutuhan masyarakat, prioritas, tantangan, dan peluang,

b) Mengidentifikasi peluang dan tantangan pelayanan negara, aset kapital, dan manajemen,

c) Pengembangan dan merinci tujuan umum yang lebih spesifik menjadi tujuan khusus,

2. Pengembangan pendekatan dalam rangka mencapai tujuan, mencakup

a) Mengadopsi/memakai kebijakan anggaran/finansial,

b) Pengembangan program, operasi, dan kebijakan permodalan dan perencanaan,

c) Pengembangan manajemen strategis,

3. Pengembangan konsistensi anggaran dengan pendekatan mencapai tujuan, mencakup:

a) Pengembangan proses untuk menyiapkan dan mengadopsi/memakai sistem penganggaran,

b) Pengembangan dan evaluasi berbagai alternatif,

c) Membuat pilihan untuk mengadopsi/memakai anggaran,

4. Ases/menilai performasi/kinerja dan membuat perbaikan, mencakup:

a) Monitor, penilaian, dan ases/menilai performasi/kinerja,

b) Membuat perbaikan dan penyesuaian sesuai dengan yang diperlukan.

Tingkat makro alokasi anggaran pemerintah terdiri atas anggaran rutin dan anggaran pembangunan. Anggaran rutin Departemen Pendidikan Nasional dialokasikan untuk gaji, pengembangan, dan peningkatan kualitas. Guna mengalokasikan anggaran sekolah pada tingkat mikro menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS). Sekolah dalam menyusun rencana anggaran dapat memilih salah satu atau kombinasi dari asas penganggaran yaitu anggaran berimbang, penganggaran surplus, atau penganggaran defisit. RKAS disusun dengan berpedoman pada rencana strategis dan rencana operasional yang dimiliki sekolah.

Memperhatikan sumber pendanaan sekolah umumnya tidak berasal dari satu sumber, pengelolaan keuangan sekolah yang mencakup sumber dana, alokasi, realisasi pengeluaran, dan bukti pengeluarannya maka memerlukan peraturan sebagai pedoman pengelolaan sekolah. Sehingga tiap sumber dana mendapatkan laporan penggunaannya beserta bukti pendukung. Hal ini sangat penting karena pelaporan realisasi anggaran yang kredibel dan rinci berpengaruh terhadap keberanjuran (sustainabelitas) pendanaan oleh penyandang dana di masa yang akan datang. Berdasarkan konsep tersebut urgensi peraturan mengenai pengelolaan sekolah sangat dibutuhkan demi menunjang peningkatan kualitas pendidikan sekolah.

Undang-Undang Dasar 1945 Bab XIII pasal 31 ayat 4 menyatakan negara memprioritaskan anggaran pendidikan sekurang-kurangnya 20 % dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas Bab XIII pasal 48 menyatakan pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang SNP Bab IX pasal 62 pasal 1 menyatakan pembiayaan pendidikan terdiri atas biaya investasi, biaya operasi, dan biaya personal.

Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan Bab V pasal 50 ayat 1 menyebutkan sumber pendanaan pendidikan ditentukan berdasarkan prinsip keadilan, kecukupan, dan keberlanjutan. Permendiknas Nomor 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah menyatakan sekolah atau madrasah menyusun pedoman pengelolaan biaya investasi dan operasional yang mengacu pada standar pembiayaan.

Lembaga asing dapat berperan dalam pendanaan sekolah dan bersifat tidak mengikat. Sumber dana pendidikan dari luar tercantum dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Badan Hukum Pendidikan (BHP) pasal 45 ayat 1 yang menyatakan salah satu mekanisme dari BHP dapat memperoleh dana operasional yaitu dengan menarik dan membuka investasi dari luar negeri. Berkenaan dengan sumber dana dari luar, sekolah harus transparan dalam pengelolaan dana. Lembaga pendidikan lebih bersikap bijak agar tidak merugikan sekolah karena berkaitan dengan orientasi investor yang dapat diasumsikan bahwa investor akan menginvestasikan dananya di sektor yang diprediksi dapat memberikan keuntungan baginya, baik secara finansial maupun keuntungan lain seperti ideologi.

Kelompok masyarakat termasuk sebagai sumber pendanaan sekolah. Kelompok ini dimobilisasi untuk melaksanakan tugas dari para tokohnya (utamanya informal) di masyarakat, seperti kaum ulama. Di Indonesia, banyak sekolah swasta yang dibangun dan diselenggarakan oleh kelompok masyarakat. Di dalam masyarakat kemungkinan ada orang yang juga memutuskan untuk membantu satu atau beberapa sekolah dengan dana, seperti pengusaha yang mendermakan sesuatu bagi satu atau lebih sekolah. Kontribusi seperti ini hendaknya disambut dengan baik dan bahkan sebaiknya didorong. Perumusan rencana strategis merupakan upaya sekolah dalam mempengaruhi dan mendorong masyarakat untuk ikut serta membantu penyelenggaraan pendidikan sekolah.

MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Sarana dan prasarana pendidikan sangat penting artinya guna menunjang kesuksesan pendidikan di sekolah. Urgensi sarana dan prasarana pendidikan, tidak hanya berkaitan dengan tingkat kekondusifan sekolah terkait dengan belajar siswa, tetapi juga sekaligus menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari keseluruhan operasional lembaga pendidikan. Manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah pengaturan sarana dan prasarana pendidikan dengan melibatkan sumber daya manusia, guna menunjang berlangsungnya kegiatan pembelajaran dan pengembangan diri siswa secara utuh di sekolah.

Kebutuhan lembaga pendidikan terhadap sarana dan prasarana sifatnya dinamis, bahwa kebutuhan akan sarana dan prasarana sejak awal berdirinya sampai dengan ketika telah mengalami puncak perkembangan, tidaklah menetap melainkan terus bertambah, berubah, dan berkembang. Guna memenuhi kebutuhan tersebut, perlu ditempuh langkah-langkah manajerial yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan/realisasi, inventarisasi, penggunaan, pengembangan (penambahan), pemeliharaan, dan penghapusan.

Perencanaan sarana dan prasarana

Langkah-langkah perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yaitu:

1. Menampung usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah,

2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya satu semester atau satu tahun ajaran,

3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya,

4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana sekolah yang tersedia. Bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan mengkaji urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera didaftar,

5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana yang tersedia. Bila ternyata masih melebihi dana yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas,

6. Penetapan rencana pengadaan akhir.

Pengadaan sarana dan prasarana

Setelah rencana pengadaan sarana dan prasarana dibuat, langkah berikutnya adalah pengadaan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan sekolah. Pengadaan sarana dan prasarana bisa dilakukan dengan pembelian, sumbangan, pengajuan bantuan ke pemerintah (sekolah negeri), dan pengajuan ke pihak yayasan (sekolah swasta). Guna mengadakan sarana dan prasarana sekolah perlu ditetapkan aspek fungsi (utilitas) dan standar kualitasnya. Aspek fungsi (utilitas) mengacu pada kegunaan sarana dan prasarana tersebut terkait dengan kebutuhan riil sekolah. Aspek standar kualitas mengacu pada jenis spesifikasi teknis terkait dengan merek berkualitas yang beredar di pasaran.

Inventarisasi sarana dan prasarana

Ada tiga jenis kegiatan yang harus dilakukan berkenaan dengan inventarisasi, yaitu 1) pencatatan sarana dan prasarana sekolah dalam buku-buku sarana dan prasarana, 2) pemberian kode (coding) terhadap sarana dan prasarana yang selesai dicatat dalam buku-buku sarana dan prasarana, dan 3) pelaporan sarana dan prasarana kepada pihak-pihak yang selayaknya menerima laporan (pemerintah, donatur, dan stakeholders).Guna pencatatan sarana dan prasarana sekolah, ada beberapa buku yang menjadi kelengkapannya, yaitu buku penerimaan barang, buku pembelian barang, buku induk inventaris, buku kartu stok barang, dan buku catatan barang yang bukan inventaris (misalnya peminjaman).

Penggunaan sarana dan prasarana

Setelah sarana dan prasarana sekolah diinventarisasi, kemudian dapat dipergunakan. Penggunaan sarana dan prasarana harus diatur, agar tercapai maksud yang diinginkan. Dalam kondisi sarana dan prasarana yang kualitasnya melebihi jumlah pengguna, soal penggunaan sarana dan prasarana tidaklah banyak menjadi persoalan. Menjadi persoalan kalau jumlah yang tersedia tidak sebanding dengan jumlah para penggunanya. Oleh karena itu, pengaturan penggiliran dalam hal penggunaan harus dilakukan. Sekolah mengetahui kadar penggunaan, pihak yang menggunakan dan pihak yang tidak menggunakan, sepatutnya sekolah memiliki data tentang hal tersebut.

Pengembangan/penambahan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana perlu dikembangkan terus menerus agar dapat mencukupi kebutuhan warga sekolah dan siswa yang terus berkembang. Pengembangan tersebut mencakup jumlah, kualitas, dan aksesorinya. Dengan demikian makin lama sekolah makin indah dan nyaman digunakan. Ada dua makna penambahan sarana dan prasarana sekolah yaitu 1) berkenaan dengan kebutuhan para pengguna yang makin lama makin banyak dan kebutuhan akan makin cepatnya mendapatkan giliran untuk menggunakan, dan 2) berkenaan dengan aspek rasio pengguna dan jumlah peralatan, yang juga berkaitan dengan aspek normalitas penggunaan (pencegahan overdosis pemakaian).

Pemeliharaan sarana dan prasarana

Pemeliharaan termasuk aspek krusial dalam pengelolaan sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana yang tidak terpelihara dirasakan tidak nyaman oleh para penggunanya. Pemeliharaan dimaksudkan untuk mengondisikan sarana dan prasarana senantiasa siap pakai dan tidak mengalami gangguan saat dipakai. Sehingga akan memperlancar kegiatan sekolah khususnya kegiatan pembelajaran. Pemeliharaan dilakukan secara teratur, sistematis, dan terus menerus, jangan sampai menunggu rusak terlebih dahulu. Jenis pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah ada yang bersifat sehari-hari dan berkala.

Penghapusan sarana dan prasarana

Proses terakhir dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah adalah penghapusan. Penghapusan perlu dilakukan, karena sarana dan prasarana yang ada tersebut tidak mungkin lagi dapat diperbaiki, atau kalau dapat diperbaiki, tidak efektif lagi, biaya yang dikeluarkan mungkin akan lebih besar dibandingkan dengan kalau misalnya saja membeli atau pengadaan baru (tidak efisien). Penghapusan adalah aktivitas meniadakan barang-barang inventaris lembaga dengan mengikuti kaidah, perundang-undangan, dan peraturan yang berlaku.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak. Sekolah merupakan sebuah sistem yang di dalamnya terdapat elemen yang memiliki tugas saling terkait (bagian kurikulum, bagian keuangan, dan bagian sumber daya manusia).

Perkembangan teknologi informasi yang pesat menuntut kesigapan organisasi (sekolah) yang membutuhkan informasi valid dan cepat tersedia. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah perangkat sistem untuk manajemen yang dapat dan patut dipergunakan oleh para manager (pendidikan) untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan pencapaian tujuan organisasi. Dalam kedudukan sebagai perangkat sistem ini menggunakan hardware, software, brainware, prosedur, pedoman, model manajemen, data base. Perangkat sistem ini berisi kumpulan interaksi sistem-sistem informasi yang mendukung operasi organisasi sehingga dapat menyajikan bahan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan.

Unsur SIM meliputi 1) obyek yang berupa data dan informasi, 2) pendekatan sistem yang dipergunakan untuk merancang dan menyusun SIM, 3) proses/rangkaian kegiatan yang diatur/dilakukan oleh manusia, yang pada pokoknya adalah mengolah data menjadi informasi, di samping kegiatan lainnya yaitu pengumpulan, penyimpanan, pengambilan kembali, dan penyebaran data/informasi itu, dan 4) peralatan yang berupa segala macam instrumen pengumpulan data atau mesin pengolahan data.

Implementasi dan praktik manajemen unsur-unsur tersebut diwujudkan dalam bentuk 1) sasaran: keterangan (information), 2) hampiran: kerangka sistem (system consept), 3) kegiatan: pengolahan (processing), dan 4) peralatan otomasi (automation). Selanjutnya interaksi di antara unsur-unsur tersebut secara berurutan dapat dijalin dengan interface hubungan erat, sehingga menimbulkan empat macam interaksi, yaitu hubungan: (1) + (2) merupakan sistem informasi (a); kemudian (2) + (3) merupakan sistem pengolahan data (b); unsur (3) + (4) merupakan mesin pengolahan data elektronik (c); dan unsur (4) + (1) merupakan otomasi kantor (d).

Di samping itu perpaduan antara unsur (1) + (3) merupakan (aktivitas) pengolahan data untuk menyajikan informasi (sasaran I) dan perpaduan antara unsur (2) + (4) merupakan pendekatan sistem yang didukung oleh peralatan otomatis (II). Segenap unsur tersebut di atas dengan jalinan-jalinannya sebagai kesatuan keseluruhan diwujudkan dalam lukisan Gambar 4.

Gambar 4 Unsur Sistem Informasi Manajemen

Perencanaan dan penerapan suatu SIM pada umumnya tidak dapat sekaligus sempurna, melainkan bertahap. Tahap permulaan mungkin hanya dapat disusun sistem informasi “terbalik” pada saat itu, walaupun mengandung pelbagai kelemahan karena kurangnya data yang diperlukan. Kemudian barulah pada tahap-tahap berikutnya, sejalan dengan tambahnya pengetahuan, pengalaman, dan perlengkapan dapat dilakukan penyempurnaan sehingga akhirnya terlaksana sistem informasi yang andal dan optimal.

Perencanaan SIM

Perencanaan suatu SIM mencakup berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara berurutan, yaitu:

1. Menentukan secara jelas informasi yang diperlukan dalam organisasi dan untuk keperluan apa saja. Secara terperinci manager pendidikan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan a) kebijakan pemerintah, b) kesempatan membuka partisipasi masyarakat dalam membantu pendidikan, c) kesempatan mendapatkan bantuan dari pihak asing, d) keadaan penduduk dan tenaga kerja yang ada, e) lapangan pekerjaan dan spesifikasi baik dalam maupun luar negeri, f) kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, dan g) potensi yang dimiliki baik potensi manusia, material, dan sosiokultural,

2. Merumuskan maksud-maksud khusus atau manfaat apa secara terperinci yang ingin dicapai dengan sebuah sistem keterangan dalam organisasi,

3. Menentukan pusat-pusat atau titik-titik penting yang harus ada dalam jaringan lalu lintas informasi seperti misalnya titik-titik pembuatan keputusan yang strategis,

4. Selain itu harus pula direncanakan pusat penyusunan data yang bertugas memelihara dan menyimpan semua informasi dalam organisasi. Informasi seperti ini nantinya berguna untuk mengontrol sebagaimana termasuk kategori management control information.

Implementasi SIM

Berdasarkan kepentingan dan rambu-rambu perencanaan tersebut di atas, implementasi SIM hendaknya memperhatikan hal-hal berikut:

1. Dukungan dan komitmen top management, merupakan sine quo non bagi berhasilnya sistem informasi dalam praktik,

2. Perencanaan, setelah mendapat dukungan maka perencanaan dilakukan yang merupakan suatu paket dalam arti bahwa semua seginya turut direncanakan,

3. Penelitian organisasi, dilakukan suatu studi tentang tata kerja, prosedur struktur dan pola hubungan unit-unit dan orang-orang di dalam organisasi dengan tujuan mengadakan penyesuaian dan percobaan yang diperlukan,

4. Pemilihan mesin dan pengembangan program. Sistem informasi tidak mutlak menggunakan komputer, penanganan informasi dapat dikerjakan dengan menggunakan tenaga manusia. Akan tetapi karena jumlah data yang mesti diolah agar menjadi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan biasanya banyak, maka organisasi modern menggunakan komputer,

5. Penerapan. Dilakukannya langkah-langkah di atas, maka suatu organisasi dapat dikatakan telah memiliki suatu sistem informasi.

Proses penggunaan Informasi

Agar informasi yang dihasilkan bermanfaat bagi organisasi dalam pengambilan keputusan, penanganan yang teliti dan matang harus dilakukan. Hal ini berarti 1) tidak melupakan bahwa sistem informasi yang dikembangkan untuk mempermudah mencapai tujuan, 2) sistem informasi dikembangkan untuk meningkatkan kemampuan organisasi mengemban misinya, 3) memperhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan, 4) menentukan kebutuhan akan informasi, 5) mengidentifikasi sumber informasi yang dapat dan yang harus digarap, dan 6) penanganan informasi yang terdiri dari tahapan yaitu organisasi data, pengumpulan dan penyiapan data, mengolah data, dan menyiapkan laporan informasi.

Pengorganisasian Unit Pengelola Data

Perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian unit pengelola data memerlukan keterampilan, bukan saja yang bersifat teknis, akan tetapi juga keterampilan memimpin. Unit pengelola data memiliki tugas dalam 1) fungsi perencanaan, 2) programming (pemrograman), 3) testing (pengujian), 4) dokumentasi, 5) paralel run (penggunaan sistem baru bersamaan dengan sistem lama), dan 6) konversi dari sistem kepada sistem baru, berarti ditinggalkannya sistem lama sebagai pola dan cara kerja dan menggunakan sistem baru secara penuh.

Langkah yang dilaksanakan dalam pengembangan sistem informasi (Gambar 5) ialah 1) identifikasi masalah, 2) melakukan feasibility study, 3) jika hasil feasibility study diterima dilanjutkan kegiatan berikutnya, 4) sytem design, 5) pembinaan atau sistem apresiasi para pemakai dan penyusunan program pelaksanaan, dan 6) penilaian secara kontinu.

Gambar 5 Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi